采购代理应该给每个客户看什么账
「上一个柜子他付钱了没有？」——每个代理都在开着三个窗口的桌子前问过这句话。收款在银行 App 里。发票在某个文件夹里。而你替客户垫付出去的钱——他来访时的酒店、寄样品的快递、你先付了的本地费用——根本没有记在任何地方。这篇讲的就是能终结这件事的那一份对账单。
钱有三个流向
在代理和客户之间，一年几个柜子下来，钱做三件事：
- 你向他收 —— 货款、你的佣金、每个订单的海运费和出口费用。
- 他付给你 —— 定金、尾款，有时是一笔不对应任何订单的整数「预付款」。
- 你替他垫付 —— 本来是他的成本，但你先付了，而且还没有被任何一张发票收回。
只显示前两项的对账单，永远会错在第三项上。第三行正是在表格里悄悄消失的那一行，也是代理最常要不回来的那一笔。
一个客户一份账，跨他所有的订单
常见的错是按订单记账。可是收款不是按订单来的——客户会汇一笔钱，同时对着两个柜子和去年春天的一笔欠款。所以对账必须按客户，而且横跨他所有的文件。
Consolly 就是这样记的。每个客户只有一个余额：你向他收了多少、你替他垫了多少、他付了多少、还欠多少——全部从记录算出来，所以今晚看到的数字，明天早上还是同一个。
余额下面是按订单的明细：每个订单已开票金额、已收到多少、还欠多少——其中还包括已计价但尚未开票的那个数，这个数最常让人意外。
垫付当天就记上
「代垫费用」有自己的录入表单，故意和任何订单分开：金额、币种、日期和用途。录入后立刻进入这个客户的余额。当天记下的成本是能收回来的成本；年底才回忆起来的，只能算一个故事。
用另一种货币付款
客户拿什么货币就用什么货币付。一份以美元计的对账单，可以按你设定的汇率收下一笔其他货币的款，余额仍然是一个数字。每个订单另外带着自己锁定的汇率，所以不管市场怎么动，这个订单上的单据永远加得一样。
客户在哪里看到
对账单可以打印成 PDF 给客户；而客户总览——当前订单货值、在仓库、店铺未交、已收款、余额——在办公室里就是一个界面。
你决定不让客户看到的
这里面没有一处会让客户看到你付给店铺多少钱。单据上是否显示价格，是每个订单自己的选择；客户自己的页面，按你决定的方式显示他的订单。余额是他有权看的；你的利润不是。
再说一遍那三行
已收费。已付款。代垫。把第三行留住，并且三行都按客户记而不是按订单记，「上一个柜子他付钱了没有？」就从翻三个窗口变成屏幕上的一个数字。