采购代理的拼柜组货软件：它必须做到什么

如果你替国外客户在很多家店铺采购，先收进自己的仓库，再一起装一个柜发走，那你做的就是拼柜组货——名片上写什么并不重要。这份工作有固定的流程，软件必须完全贴着这个流程走。下面讲的就是这个流程，以及 Consolly 在每一步做了什么。

这份工作的五个阶段

每一个拼柜的货柜都要走同样的五步，顺序也一样：

• 采购。 客户的一张清单，变成向十家、二十家、四十家店铺下的采购单。
• 收货。 纸箱在几天甚至几周里陆续到仓，很少一次到齐，也很少完全按承诺到货。
• 装柜。 把已到的货按体积和重量排进柜子，然后实际装柜——装进去的，常常和计划的不一样。
• 出单。 商业发票、装箱单和提单草稿，都按真正装进柜里的货来写。
• 对客户。 客户想知道：我的货到了多少、装了多少、还欠你多少钱。

多数货代和采购代理是用一张订单一个表格、一个客户一个聊天群、仓库里一个本子来撑的。平时能用，直到用不了——通常就是两个柜同时装的那一周。

一个订单，五个阶段都在上面

在 Consolly 里，一个订单就是一个文件，五个阶段都挂在它上面。订单列表显示每一个文件，以及它走到了哪一步：哪些还在收货，哪些可以装柜，哪些已订舱，哪些已开船。

文件分三种——多家店铺的市场拼柜、一家工厂独立整柜的工厂订单、以及只负责运输的纯货运单。同一套界面，三种都能用。

收货：必须数对的那个数

每一个收进来的纸箱，都记在它当初采购的那一行上。一行订了 80 箱、收到 50 箱，就一直是「50/80」，直到最后 30 箱到齐；文件会一直显示「5 行中已收 1 行」，直到可以说「这个文件的货全部到齐」。数错了就在那一行改，并留下是谁改的、什么时候改的。

因为收货是按客户、按行记的，仓库界面就能回答客户问得最多的那个问题：我的货现在有多少在你那里，值多少钱？

装柜：计划的，和实际的

装柜计划是从这个客户已在仓库里的存货出发，对着柜子的体积和重量排出来的。然后装柜界面记录真正装进去了什么。两者故意分开：「计划 40，装了 15，少 25」是办公室必须能说出口的一句话。

柜门一关、铅封一打，这个柜子就锁上了。锁上之后，不能再加货、不能再取出、也不能悄悄改数。为什么这件事重要，另有一篇单独的说明。

单据来自记录，不靠记忆

商业发票、装箱单、提单草稿和出口对账单，都是按装进柜里的纸箱写出来的——每一箱、它的唛头和它的尺寸——一键导出 Excel。一个订单有两套提单，就出两套完整的单据，整个订单再出一份出口总账。

面对客户，不用再接那通电话

每个客户都有一份跨所有订单的对账单：你收了多少、他付了多少、你替他垫付了多少、还差多少。每个客户还可以有自己的一个网页——一个短网址，加一个你交给他一次的密码——上面显示你正在替他采购、保管和运输的全部货物。这两件事各有一篇说明：客户对账单和客户自己的页面。

做这一行的软件，不能做的四件事

• 不能让你把同一个纸箱录两遍——一遍给仓库，一遍给装箱单。
• 不能让已锁柜的数量再变。
• 不能把你付给店铺的进货价给客户看到，除非你自己决定要给他看。
• 不能需要专门请一个人来伺候它。办公室两个人、仓库一个人，就是这一行正常的配置。

Consolly 就是按这四条建的，支持五种语言，每个员工只看得到你允许他看的部分。